Hur skriver ni era betalnings påminnelser

Tråden skapades och har fått 16 svar. Det senaste inlägget skrevs .
1
  • Oregistrerad
  • 2004-11-04 12:48

Jag behöver skriva en betalningspåminnelse till en kund, de har varit trogna kunder i flera år.

Hur skriver ni? formelt, personligt eller kanske ringer ni?
Helt enkelt hur gör ni för att behålla den goda kontakten?

//Fredrik

Ringa är nog det bästa. Har du hundratals kunder är det ju svårt att ringa varenda en. Men om det rör sig om enstaka är det nog vettigt att ringa.

/M

  • Medlem
  • 2004-11-04 13:10
Ursprungligen av Martin Belak:

Ringa är nog det bästa. Har du hundratals kunder är det ju svårt att ringa varenda en. Men om det rör sig om enstaka är det nog vettigt att ringa.

/M

Håller med, särskilt som de varit trogna bra kunder i flera år. Är det en ny eller sporadisk kund tycker jag man lika gärna kan köra med ett opersonligt brev.

/hpe

Ringer alltid för att kolla vad det är som är knas.
Oftast är det bara något admin-strul hos kunden,
typ en knäpp ekonomiavdelning eller något annat som går att ordna på ett kick.

  • Oregistrerad
  • 2004-11-05 11:33

Telefonen blir mitt val. Sannolikt har det hänt något hos deras ekonomiavd. Fakturan efter blev betald i god tid som de brukar att göra.

Tack för vägledningen

Fredrik

  • Medlem
  • International user
  • 2004-11-05 23:37
Ursprungligen av lila huset:

Jag behöver skriva en betalningspåminnelse till en kund, de har varit trogna kunder i flera år.

Hur skriver ni? formelt, personligt eller kanske ringer ni?
Helt enkelt hur gör ni för att behålla den goda kontakten?

//Fredrik

Telefon.

"Hej! Du - jag fick nyss reda på att vi har skickat en faktura till er för ett tag sedan som tydligen inte har blivit betald. Jag undrar om du skulle kunna kolla upp om ni har fått den eller om den har hamnat fel någonstans. Fakturan heter XXX..."

Ungefär så. Förutsätt att det är ett misstag någonstans när du ringer.

Enkel regel

Jag försöker följa en enkel regel som min fd kloka chef sa: Alla jobbiga samtal bör man ta live och personligen - tex telefon, positiv kritik bör man däremot skriva ned så att vederbörande kan gotta sig i det om och om igen.

Har funkat bra hittills.

  • Oregistrerad
  • 2004-11-08 10:55
Ursprungligen av Plisken:

Jag försöker följa en enkel regel som min fd kloka chef sa: Alla jobbiga samtal bör man ta live och personligen - tex telefon, positiv kritik bör man däremot skriva ned så att vederbörande kan gotta sig i det om och om igen.

Har funkat bra hittills.

Klokt sagt, den regeln är nu med i mina livs regler

/Fredrik

  • Medlem
  • Stockholm, Sweden, Sweden
  • 2004-11-09 15:54
Ursprungligen av lila huset:

Klokt sagt, den regeln är nu med i mina livs regler

/Fredrik

Fredrik,

dock skall man om man väljer skribentens väg undvika särskrivningar. ("Livsregler", liksom "Betalningspåminnelser")

Kunde inte låta bli.

www.skrivihop.nu

  • Oregistrerad
  • 2005-01-28 18:06

Kom på att jag borde skriva hur det gick.

Jag besökte min kontaktperson på företaget berättade att jag saknade betalning för den här fakturan och lämnade över en ny kopia. Hon lovade att kolla upp detta. Dagen efter ringer deras ekonomiavdelning upp mig o frågar om de var mer papper i brevet. Hon ber om ursäkt för att de har tappat bort fakturan. Ca 5 dagar senare finns pengarna insatta på kontot och vi har fortfarande en mycket bra kontakt.

//Fredrik

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2004-11-08 11:06
Ursprungligen av Plisken:

Jag försöker följa en enkel regel som min fd kloka chef sa: Alla jobbiga samtal bör man ta live och personligen - tex telefon, positiv kritik bör man däremot skriva ned så att vederbörande kan gotta sig i det om och om igen.

Har funkat bra hittills.

En mycket bra regel tycker jag! Har sparat det på hårddisken.

Upprättelse

Ursprungligen av Plisken:

Jag försöker följa en enkel regel som min fd kloka chef sa: Alla jobbiga samtal bör man ta live och personligen - tex telefon, positiv kritik bör man däremot skriva ned så att vederbörande kan gotta sig i det om och om igen.

Har funkat bra hittills.

Trevligt att det fallit god jord.
Det känns dock som jag måste göra ett förtydligande. Det var inte min fd kloka chef som ska ha cred, det är min kloka fd chef.
En liten med viktig skillnad.

Ursprungligen av Plisken:

Jag försöker följa en enkel regel som min fd kloka chef sa: Alla jobbiga samtal bör man ta live och personligen - tex telefon, positiv kritik bör man däremot skriva ned så att vederbörande kan gotta sig i det om och om igen.

Har funkat bra hittills.

Genialt! Det är den här sortens enkla tumregler man har så stor nytta utav!

Häller med om det mesta som sagts. Personlig behandling alltid bäst. Bara ett litet tillägg:
Varning för factoring och inkassoföretag.

Factoring: Ett factoringföretag tar inte minsta hänsyn till att Du tappar en kund. Dessutom titta på den ränta Du betalar. Ofta över 35%!!!!! Jo, dom kanske tar en viss kreditrisk - MEN bara för de fakturor som dom är 110% säkra på att få betalt för, En synnerligen dålig lösning.

Inkassoföretag: Ett inkassoföretag tar inte minsta hänsyn till att Du tappar en kund. Ett inkassoföretag tjänar dessutom mer pengar om kunden INTE betalar i tid. Om kunden betalar efter första påminnelse: Inkassoföretaget får betalt för en aktivitet - därefter är affären avslutad. Om det krävs två åtgärder: Inkassoföretaget tjänar dubbelt så mycket ...alla börjar förstå och den som anlitat bolaget får vänta på betalningen.

Ibland räcker det inte att ringa. Man måste då ta till inkassorutiner.
Det är bättre att själv ta hand om inkassorutinen. Ett bra ekonomisystem har ett inkassosystem inbyggt. (Se gärna på vårt UNI_EKO, UNI_PRO eller UNI_FAK). Där kan Du när det gått för långt faxa en utskriven ansökan om betalningsföreläggande till kunden. Ange att ansökan kommer att postas till kronofogden imorgon om han inte kontaktat Dig dessförinnan. De flesta ringer faktiskt. Säg att Du kan stoppa ansökan om Du får faxat ett kvitto på betalningen - och förvånansvärt många betalar och tackar så hemskt mycket för den trevliga behandlingen av ärendet. Du har kunden kvar.

  • Medlem
  • Solna
  • 2005-01-28 23:32
Ursprungligen av Sten_UNICELL:

Inkassoföretag: Ett inkassoföretag tar inte minsta hänsyn till att Du tappar en kund. Ett inkassoföretag tjänar dessutom mer pengar om kunden INTE betalar i tid. Om kunden betalar efter första påminnelse: Inkassoföretaget får betalt för en aktivitet - därefter är affären avslutad. Om det krävs två åtgärder: Inkassoföretaget tjänar dubbelt så mycket ...alla börjar förstå och den som anlitat bolaget får vänta på betalningen.

Ibland räcker det inte att ringa. Man måste då ta till inkassorutiner.
Det är bättre att själv ta hand om inkassorutinen. Ett bra ekonomisystem har ett inkassosystem inbyggt. (Se gärna på vårt UNI_EKO, UNI_PRO eller UNI_FAK). Där kan Du när det gått för långt faxa en utskriven ansökan om betalningsföreläggande till kunden. Ange att ansökan kommer att postas till kronofogden imorgon om han inte kontaktat Dig dessförinnan. De flesta ringer faktiskt. Säg att Du kan stoppa ansökan om Du får faxat ett kvitto på betalningen - och förvånansvärt många betalar och tackar så hemskt mycket för den trevliga behandlingen av ärendet. Du har kunden kvar.

Faktiskt brukar en av (främsta?) anledningarna till att man anlitar inkassoföretag vara att man faktiskt inte vill ha en kund igen. Ofta innebär all extra hantering att man lägger ner pengar på personen ifråga än man får ut - de flesta som anlitar ett inkassoföretag har redan innan dess skickat flera påminnelser - upp till tre stycken är vanligt när man riktat sig mot konsumenter, men det finns nog inga krav att skicka så många (EDIT: finns inte krav att skicka alls, se länk), utan det är nog bara praxis, som dessutom kommit att holkas ut mer och mer. Man har även rätt att ta ut en påminnelseavgift för de påminnelser man skickar ut (osäker om det gäller även för den första dock, men det kan du säkert Sten bättre med tanke på att det är ni som ska vara experter på kundreskontrasystem och inte jag ). Vad gäller kronofogden är det viktigt att veta att om det är någon som tar högre avgifter än inkassoföretagen, så är det kronofogden...

Kort sagt, de företag som beter sig "sjysst" brukar bara lämna problemkunder (de som vägrar betala helt och hållet) och problemkunder (de som vill betala men inte kan, som alltså måste lösa problemet genom en avbetalningsplan eller liknande för företagaren "jobbigt") till inkasso. Kort sagt, det är kunder som man nog kan tycka att det är ok att inkassoföretagen får lite inkomster från för besväret.

För den som tidigare har haft ett gott förhållande med kunden (och har bara en eller ett fåtal kanske, och de tidigare inte varit "lite sena") är nog det smartaste som berättades ovan att ta kontakt antingen via telefon eller personligen. Så som en del kontor ser ut är det lätt gjort att förlägga en faktura, och det är ju mest din kund "som får stå i skamvrån". Bara tänk på att det brukar ta någon dag innan pengarna är framme.

Ett annat sätt är att skicka ett påminnelse i brev, det är ett vettigt sätt om det är ett mindre belopp eller en mindre kund, man hinner ju inte ringa alla...

Lite läsning för den lässugne:

http://www.activeinkasso.se/docs/fragor_galdenar.html

[QUOTE="TERdON"]Faktiskt brukar en av (främsta?) anledningarna till att man anlitar inkassoföretag vara att man faktiskt inte vill ha en kund igen. ........

... - Därom tvista de lärde.

[QUOTE="TERdON"]Vad gäller kronofogden är det viktigt att veta att om det är någon som tar högre avgifter än inkassoföretagen, så är det kronofogden.......

... - Om Du går till Kronofogden med ett ärende , visst får Du betala och det rejält. Om Du trodde att inkassoföretagen har rabatt hos fogden så trodde Du fel. Går Ditt inkassoföretag till fogden med ett ärende så får Du betala inte bara det som Kronkalle ska ha utan även ett rejält pålägg till inkassoföretaget. Att sköta detta själv är ytterst enkelt och fogden är oftast mycket hjälpsam. Om Du sköter det hela själv, då är det Du som bestämmer takten. - Vill Du behålla kunden så tar Du det lite sakta annars öser Du på. Bestäm själv.

  • Oregistrerad
  • 2005-01-31 08:27

Håller med föregående talarare om att man bör förutsätta att det är ett misstag när man pratar med kunden. Men när någon vecka till har gått tycker jag mycket väl att man kan skicka en formell påminnelse. Är du flera i företaget kan du alltid skylla på att de andra stressar eller nå't så'nt Z:)=. Drar kunden över mer än en månad måste du ju själv även betala in momsen på fakturan utan att ha fått in några pengar!

Ett inkassoföretag gör väl inte mer än att skicka lite brev och sedan kontakta fogden om det inte hjälper med påminnelser?

Att ansöka om ett betalningsföreläggande hos Kronofogden kostar 300 kr. Då blir motparten, om det är en juridisk person, omdelbart belastad med ansökan i Kronofogdens register. Här har motparten sedan viss tid på sig att bestrida kravet. Gör de inte det inom x antal dagar anses kravet vara riktigt och föreläggandet blir skarpt. De flesta nyktra företagare brukar betala så fort det kommer ett brev från fogden eftersom även en ansökan om föreläggande belastar.

Ett tips: Ring till fogden (0771-567 567) och kolla status på företaget du ska jobba mot. Det måste då lämna ut uppgifter om eventuella betalningsförelägganden, även sådana som bara är ansökta utan utslag! Ett billigare sätt att göra en kreditupplysning "light"!

1
Bevaka tråden