Entourage online...? Snälla hjälp mig organisera min verksamhet

Tråden skapades och har fått 14 svar. Det senaste inlägget skrevs .
1
  • Medlem
  • 2008-12-28 21:34

Hej, jag har läst ett par trådar om Entourage och exchange och tror det var rätt spår men ursäkta mej att jag ändå inte fattat... nu gör jag en egen tråd för att fråga hur detta funkar i grunden?

Min situation:
kör Entourage i en macbook, enmansbusiness och hanterar där ALL min verksamhet. Mailen fungerar som arkiv över allt som hänt ända sedan starten 10 år bakåt coh jag hanterar där att-göra-grejer, beställningar, ja.. allting. Utöver detta använder jag för arbetet iCalendar, samt Adressboken som jag synkar med min telefon (endast adressboken). Jag använder vidare Excel samt Word och Powerpoint. Det är allt.
iCalendar tillsammans med mailen är i princip hela min verksamhet.
Skulle jag gå miste om uppgifterna där är det bara att lägga ner.
Förstås har jag backuper men det känns ändå känsligt, det skulle ta ett tag att återställa allt plus att jag heller inte vill att infon ska hamna i fel händer då det finns kunduppgifter där.
Mailen börjar bli ohanterligt stor. Jag har 10-tusentals mail arkiverade i ett stort (och visserligen väl fungerande) mappsystem, och emellanåt är det trögt. Framför allt känns det som det finns en gräns nånstans, men - jag kan inte ta bort mail. Visst kan jag ta bort vissa rent teoretiskt men det skulle ta allt för lång tid att gå igenom vilka som ska bort, samt att jag måste ha dem då sökfunktionen på tidigare kunder och vår kommunikation är något jag använder dagligen. Jag behöver också mappsystemen för olika projekt - det går inte att ha endast sökning som t.ex. gmail.

Anyway... nu söker jag uppdatera detta upplägg till det bättre.
Jag gillar idag att jag kan jobba rätt mycket offline och t.ex på ett tåg bara koppla upp mig då och då och sända iväg det jag jobbat på. Men jag gillar inte att jag går och bär omkring på all info i datorn, det vore en mardröm om jag blev av med den.
Så - om jag skulle vilja lägga allt online - skulle det gå? Och var skulle jag i så fall lägga det?
Jag är sjukt otålig och snabb när jag jobbar så det får absolut inte vara trögt att jobba med mina mail och dokument där.
Det kan vara intressant att i längden också ge ytterligare en person åtkomst till mina saker, men i nuläget är det inte prioritet. Utan i synnerhet är det att få upp mailen och gärna icalendar och adressboken på internet och jobba mot det där. Alternativt att kunna jobba offline på nåt sätt också fast det ligger där, det vore grymt bra.
Om man även kan lägga upp word, excel och powerpoint docs vore det ju ännu bättre.
Och så ska allt vara supersäkert, alltså att ingen kan komma åt mina grejer.

TACK för alla goda råd jag kan få!

Spontant låter det som du bara behöver städa och arkivera.

1. Visa alla mail och sortera efter storlek. Gå igenom de största breven och kolla vilka du kan kasta. Antingen kastar du hela brevet eller bara bilagorna.

2. Arkivera allt som är äldre än 5 år. Finns ett shareware som kanske kan vara till hjälp.
http://www.macupdate.com/info.php/id/7383

3. Komprimera sen Entourage databasfil. Håll ned alt-tangenten när programmet startar. Databasfilen ligger i mappen Microsoft användardata.

... åsså har du väl daglig backup, förstås!

  • Medlem
  • 2009-01-20 08:32

Tack för era förslag. Jag är dock alltså ute efter en onlinelösning.
I den bästa världen skulle det gå till så att jag har ett entourage eller något som funkar exakt likadant (med identiteter, mappar osv) online och att jag har en slags spegelbild av allting i datorn också.
Jag vill kunna få tag i allting från vilken dator som helst. Då och då när jag är offline och har min dator vill jag även kunna jobba offline om möjligt. Att det går att jobba online är dock primärt.
Om samma grej gick att fixa med icalendar vore det bra.
Dvs. att ha den online, jag använder massa olika kategorier, uppgifter och färger så detta måste gå att ta med.
MYCKET tacksam för tips, börjar bli ilite smått desperat.
TACK!

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2009-01-20 08:40

Skaffa en hosted exchange lösning.

Det finns en massa företag, de jag har rekommenderas starkt, det kostar dock några tusenlapar per år. Skicka ett PM till mig om du vill ha kontaktuppgifter.

Det detta innebär är att du får mail och kalender liggandes på en extern server som backas dagligen.
Du kan nå den via en webläsare och du kan nå den direkt från Entourage, både kalender och mail.
Jag rekommenderar dig dock starkt att dra ut alla mail som är äldre än 3 till 5 år detta för att spara plats och för att det ska bli lättare att söka i.

Dessa arkiv eller mail sparas i mappar på din backupdisk, antingen online eller på en extern HD hemma eller på jobbet.

/Tangen

  • Medlem
  • 2009-01-20 09:14

Tusen tack. Det låter intressant. Kommer jag alltså att kunna lägga upp alla mail som jag nu har i Entourage?
Och samma med icalendar?
Jag undrar också hur snabbjobbat det är? "Känner" man att det ligger online?
Kan man också se som en spegelbild av alltihop offline?
Många frågor... superjuste om du har tid att svara på dem!

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2009-01-20 09:20
Ursprungligen av aniah:

Tusen tack. Det låter intressant. Kommer jag alltså att kunna lägga upp alla mail som jag nu har i Entourage?
Och samma med icalendar?
Jag undrar också hur snabbjobbat det är? "Känner" man att det ligger online?
Kan man också se som en spegelbild av alltihop offline?
Många frågor... superjuste om du har tid att svara på dem!

alla mail som nu ligger i Entorurage läggs upp online
alla kalendrar du lägger in i Entourage läggs upp online
alla kontakter du lägger in i Entourage läggs upp online

Du känner inte att det tar tid på grund av att det ligger online, det syncas efterhand som du lägger in grejer - första gången kan det ta någon timme.

Kontakterna från adressboken kan synkas med Entourage
Kalendrar från iCal kan syncas med Entourage

/Tangen

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2009-01-20 09:24

just det och allt ligger offline med en kopia som ligger online - dessa syncas när du har tillgång till nätet, förändringar du gör online läggs in på datorn och tvärt om.

/Tangen

  • Medlem
  • 2009-01-20 09:41

det låter som en dröm. Vilka rekommenderar du? Sökte på hosted exchange men man kände sig rätt vilsen i alla alternativ, det enda bekanta var detta http://www.microsoft.com/sverige/products/servers/smallbusiness/sbs/2003/default.mspx men det är bara själva programvaran eller...?

  • Avstängd
  • International user
  • 2009-01-20 10:10

Tangen: Om du har lust får du gärna PM dina rekomendationer till mig också, eller lägga upp en länk här.

/M

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2009-01-20 11:20

Jag ska käka lunch med honom kl 12:00 ska bara kolla av om dom tar emot "mindre" kunder - jag tror det men är inte helt 100%

/Tangen

  • Medlem
  • 2009-01-20 12:33

Ok återkom gärna så snart du vet!

Har själv kollat runt lite nu, nån som provat dessa?:
http://www.midpoint.se
http://www.webdivision.se/

  • Medlem
  • 2009-01-20 12:33

Ok återkom gärna så snart du vet!

Har själv kollat runt lite nu, nån som provat dessa?:
http://www.midpoint.se
http://www.webdivision.se/

Levonline har en kampanj just nu 79 kr/mån. Brevet damp ner idag faktiskt. Om tjänsten passar dina behov för övrigt vet jag inte.

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2009-01-20 14:52

Dom jag har rekommenderat heter Excanto och är väldigt duktiga på detta, om du dessutom har en iPhone så kan du givetvis få mailen dit med deras lösning.

Jag har PM:at kontakten till deras VD till de som efterfrågat det.

/Tangen

1
Bevaka tråden