Automatisering av reskontra

Tråden skapades och har fått 2 svar. Det senaste inlägget skrevs .
1

Jag sitter ju numera nere i Melbourne, Australien och jobbar som ni vet.

Hanteringen av en kundfaktura eller leverantörsfaktura kostar oss i praktiken ett par hundra kronor inkl vidaresändning till Australien, reskontrahantering (betalning, påminnelse, avprickning), bokföring och revision av bokföring.

Det låter vansinnigt mycket men när man tittar på totala kostnaderna för all hantering och externa kostnader för bokföring och revision delat med antalet fakturor så blir det astronomiska summor.

Jag har därför dragit igång ett internt projekt för att drastiskt minska hanteringen. Så här har jag tänkt göra:

Leverantörsfakturor

- Enstaka inköp gör med American Express. På så sätt får vi 30-45 dagars betalningstid, poäng på inköpen och en enda faktura som ska betalas per månad. Vi behöver inte hantera leverantören i reskontra.

- Löpande leverantörsfakturor betalas med Autogiro.

- Vi kräver samlingsfakturering månadsvis på minimibelopp 2000kr exkl moms (där det är applicerbart). Betalas via Autogiro.

- Antalet inkommande fakturor skall minskas drastiskt. Fakturor under 2000kr exkl moms skall helst elimineras helt.

- Kreditkortsbetalning i "batch" mot NIC SE. (Vi har väldigt många domäner - blir väldigt många fakturor per år...)

Kundfakturor

- Kvartalsfakturering (4 fakturor per år) av löpande avtal istället för månadsfaktura (12 fakturor per år).

- Outsourcing av kvartalsfakturering till företagskunder med löpande avtal. Vår internetleverantör fakturerar kunderna direkt och använder dom inbetalda beloppen för att betala vår kvartalsfaktura. Vid slutet av året stämmer vi av nettobalansen och får summan inbetald på vårt konto. På så sätt får vi redovisning 4 gånger per år på pappersfaktura och en enda betalning att hantera istället för cirka 150 reskontraärenden!

- Försöka få enstaka kunder att betala vid ordertillfället med kreditkort istället för 30 dagar netto. Kreditkortshantering via Payex.

- Outsourcing av fakturering mot enstaka kunder till Payex Reskontraservice. Vi får in betalningar var 14:e dag (25 gånger per år) med en reskontrarapport.

- Automatisk hantering av kreditkortsbetalningar (prickas av i reskontra automatiskt). Vi redovisar inbetalningarna kvartalsvis. Med 500+ kunder så innebär det enorm besparing i reskontrahantering.

Vi är ju bara ett litet företag men det finns väldigt mycket att tjäna på rätt hantering. Vore kul att höra fler smarta idéer och erfarenheter från företagare!

Jag har genomfört ungefär 75% av ovanstående nu och har redan börjat märka en skillnad. Om ungefär en månad kommer antalet transaktioner minskat ganska rejält!

Även om vi har lite speciella behov (många småkunder) så tror jag många skulle spara tid/pengar genom att se över reskontrahanteringen.

Du vet vart jag jobbar. Hojta till om du vill prova.

1
Bevaka tråden