Skapa flera email utifrån uppgifter i excel

Tråden skapades och har fått 9 svar. Det senaste inlägget skrevs .
1

Hej!
På PC:n kan man skicka email som är skräddarsydda utifrån uppgifter i ett excelark.
Ex.

"Bäste XX" [uppgift om XX hämtas från en kolumn i ett excel-ark]
Jag skriver till dig med anledning om YY. [uppgift om YY hämtas från en ANNAN kolumn i samma excel-ark]

För brev tror jag att man kan fixa detta med Excel för mac, men för email (apple Mail) - går det då?
mvh Jonas

Jepp det går, men du måste använda dig av något som heter Applescript.

Applecript
AppleScript: The Language of Automation

Min site om Applescript med kommenterade exempel finns här, då kan du få en uppfattning om hur krångligt/lätt språket är att lära sig.

Applescript-tips från Intelligent Mammals AB - Home

Eftersom både Excel och Mail är sk scriptbara program så skapar du ett script som ser ut ungefär så här, om jag skriver lite pseudkod:

loop

säg till Excel

hämta första, andra och tredje cellen från rad x

säg till Mail

skapa ett mail adresserat till första cellen med ärenderaden "yyyy" och med meddelandetexten "Bäste " & andra cellen & "Vi skriver till dig med anledning av " & tredje cellen

slut på loop

Ungefär så.

För att ta reda på vad saker och ting heter kan du starta Manusredigeraren och välja "Öppna ordlista" och där hitta både Mail och Excel. Men som sagt, det kräver lite jobb att lära sig det, men har man den personlighetsstörningen som jag har så kan det vara roligt.

FileMaker Pro
Om du inte vill lära dig Applescript som är ett sk scriptspråk, så finns det betydligt enklare sätt att göra det om du har databasprogrammet FileMaker Pro 9.

Du kan direkt öppna ditt Excel-ark i FileMaker Pro, då blir det en databas i FileMaker. Sedan är det enkelt att skapa en liten loop i FileMaker Pro's Scriptmaker, där man "dubbelklickar ihop" det manus (ungefär som makron på PC men bättre förstås, man skriver ingen kod, man klickar ihop manuset) som loopar igenom dina poster, skapar ett mail per post där mailet består av vilken text du vill. Det finns ett manussteg i FileMaker Pro som skickar epost nämligen och det använder sig i sin tur av Mail, Entourage eller vilket epostprogram man nu har i datorn.

Du har en bild nedan av hur det kan se ut i FileMaker när man gör inställningarna i manussteget "Skicka Epost". Tabellen jag skapat heter "Epostadresser" med fälten Epost, NamnNN och NamnYY.

stort tack

Hej!
vad ska man säga...Bara att bocka och buga för det uttömmande svaret som jag tror kommer att hjälpa mig mycket.
Jag hoppar genast till Filemaker Pro version 7 som jag har och kollar om rätt funktioner finns även där...

mvh Jonas

Ett annat alternativ är att använda vanliga excelformler för att konstruera textsträngar med syntax enligt mailto-protokollet. Excel stöder hyperlänkar och det är bara att klicka på en mailto så skickas informationen till ditt e-postprogram

Exempel:
cell B1: MailTo:user@example.com?subject=
Cell C1: &Body=Bäste%20 (%20 istället för mellanslag)
CellD1: ViÄggrä
Cell E1 (din XX-kolumn): XX
Formel i A1: =$B$1&D1&$C$1&E1 ger resultatet
MailTo:user@example.com?subject=ViÄggrä&Body=Bäste%20XX

Fyll formeln till slutet av din kolumn. Formeln kan anpassas i det oändliga efter dina behov.

Jag tyckte först att detta var en smart lösning men har ändrat mig. Flexibelt men onödigt krångligt eftersom man först måste kopiera/klistra in special för att excel ska uppfatta det som en hyperlänk. Dessutom verkar excel ha lite problem med svenska bokstäver. Ibland tolkas de rät ibland får man motsvarande html-kod i mailets body.

Det fungerar alltså men Taz förslag om applescript ger garanterat en snyggare lösning på problemet.

Hej igen!
1. Jag har testat filemaker-förslaget
(eftersom jag inte fattar hur man spelar in applescript - försökte leta rätt på ett applescript-intro för att "skriva brev/email" men lyckades inte riktigt)

2. Jag tror att jag lyckats få till individualiserade email, ett för varje post. Det enda problemet är väl att det inte verkar som om Filemaker Pro 7 låter mig skickat ett email per post utan att jag markerar just den posten (alltså har den posten uppe - litet krångligt) - eller?
[enligt Taz skärmdump kan man skapa ett epostmeddelande för varje sökresultat, men det verkar inte gå i med FM pro 7="7"]

3. Men, det jag nu undrar är följande:
Kan jag skriva ut brev på samma sätt som jag skriver ut email?
Kan jag då få till snygga brev så att Filemaker lägger rätt adressinformation precis på det stället där mina kuvert har ett fönster, ex?

I mitt fall:
a. Jag har en lista med 240 poster.
b. för varje post har jag:
en kollegas (jag är själv läkare): förnamn, efternamn, epostadress, klinikadress, patientens namn, patientens initialer, patientens födelsedatum, laboratoriets namn, typ av blodprov.

jag skulle vilja skriva ett mer utförligt brev i stil med:

I sidhuvudet högst upp:
Patientens namn, patientens födelsedatum. samt namn på den klinik patienten tillhör.

Datum [infogas kanske automatiskt på något sätt]
Förnamn + Efternamn [till den läkare jag ska skicka brevet till]
Klinikadress
Postnummer, Ort
[ovanstående uppgifter är ju unika för varje adressat]

Hej förnamn!
Du har "datum" skickat blodprov till "laboratoriets namn" angående "patientens namn" "patientens födelsedata".

Jag önskar journalkopior på "patientens namn" "patientens födelsedata" sedan "datum - minus 2 år.."
Mest bästa hälsingar Jonas Ludvigsson, Kliniken, XX-stad

jag skulle vilja att alla brev skrevs ut med unika uppgifter för varje enskild file-maker-post, och att det överst i sidhuvudet (worddokumentet" stod angivet "patientens namn" + "patientens födelsedata".

MIN FRÅGA:
Kan man skriva ut brev av den här typen via filemaker Pro 7? Om ja, hur gör man?
Och hur ser man till att uppgiftera hamnar på "rätt ställe" på dokumentet?
med vänl hälsn Jonas

Jag kan inget om Filemaker (du kanske får bättre svar i Filemakerforumet), men MS Word kan hämta uppgifter från en filemakerdatabas (eller excel m.fl.) och infoga i de fält som du själv anger och layoutar.

Jag har ingen direkt erfarenhet men gå in under Verktyg/hanteraren för att koppla dokument... (Word 2008) Och I Word Hjälp beskrivs en hel del funktioner för att göra brevmallar och fylla dessa med data från datakällor.

Ursprungligen av M. Sundbom:

Jag kan inget om Filemaker (du kanske får bättre svar i Filemakerforumet), men MS Word kan hämta uppgifter från en filemakerdatabas (eller excel m.fl.) och infoga i de fält som du själv anger och layoutar.

Jag har ingen direkt erfarenhet men gå in under Verktyg/hanteraren för att koppla dokument... (Word 2008) Och I Word Hjälp beskrivs en hel del funktioner för att göra brevmallar och fylla dessa med data från datakällor.

Även om detta är möjligt, så är det inte en bra lösning, jämfört med att göra layouten i FileMaker.

Ursprungligen av Taz_1999:

Även om detta är möjligt, så är det inte en bra lösning, jämfört med att göra layouten i FileMaker.

Jag anade att du skulle tycka det. Men nu är vi faktiskt i en Microsoft-tråd!;)

Skämt åsido, så har du rätt förstås. Jag har gjort liknande grejer väldigt smidigt i Access, så på Macsidan antar jag att Filemaker är minst lika bra för att layouta massutskick. Tyvärr har jag inte Filemaker (än).

Ojdå jonasludvigsson, det var många frågor det.

Emailproblemet[ (dvs manus i FileMaker)
Jag uttryckte mig lite otydligt, eller så kanske du inte uppfattade en viss skillnad. Inuti FileMaker så finns möjligheten att skapa Manus (aka scripts) och för detta använder man något som heter ScriptMaker. (Känner du till tex Makron i Officepaketet på PC-sidan är detta något liknande.)

Scriptmaker är tokenkel att använda, även om man aldrig spelar in script. Istället så skapar man ett nytt script, till vänster i ditt nya script finns alla manussteg (aka kommandon, åtgärder) man har att välja på, till höger finns ditt script. Du "dubbelklickar ihop" ett script genom att få över de rader du vill från vänster till höger. Behöver du ändra ordningen på åtgärderna i ditt script, så drar du i den dubbelriktade pilen. Behöver du ändra en inställning på ett kommando, markera raden, så får du en ruta nedtill med knappar och rutor (olika för olika åtgärder) att göra inställningar med.

Vad har Applescript med saken att göra då? Inget alls! Inte för dig i alla fall. Om du inte hade haft FileMaker 7, så hade du kunnat använda Applescript istället för FileMaker.

Här är en grej som jag hoppas inte förvirrar, FileMaker har stöd för Applescript, på flera sätt. Dels kan du i ett Scriptmaker-manus ha steget "Utför Applescript" vilket kör ett Applescript du skrivit, dels så kan FileMaker svara på Applescriptkommandon, ganska många faktiskt, vilket är bra om man vill bygga avancerade lösningar där man har tex data i FileMaker och styr program som Adobe Indesign, Excel, Office, Mail osv i något arbetsflöde. Men Applescript och ScriptMaker-script (i FileMaker) är alltså inte alls samma sak. FileMaker är heller inte en av de det ganska lilla antalet programvaror som har stöd för "Spela in" i Applescript.

Vad du behöver är alltså ett manus som först frågar användaren om det är OK att skicka epost till alla hittade poster. Om användaren svarar "Skicka", istället för "Avbryt" (som är Senaste meddelande val nr 2), så fortsätter manuset.

Manuset börjar med att gå till första posten, sedan startar en loop. Inuti loopen så skickas mailet med data från posten, sedan går manuset vidare till nästa post. Observera att man bör kryssa för "Avsluta efter sista", vilket betyder att FileMaker hoppar ur loopen när den kommer till sista posten. Annars snurrar FileMaker runt inuti loopen tills man avbryter manuset med kommando+punkt.

Du kan se hur man gör ett sådant manus i den bifogade bilden nedan, som är inifrån ScriptMaker i FileMaker.

Brevproblemet[ (dvs layouter i FileMaker)
FileMakers stora fördel jämfört med Excel är att det är mycket lättare att utifrån samma data (ditt excelark som finns i en tabell) formatera dessa data på en massa olika sätt. Du kan skapa nya layouter som visar dina data som ett brev, som en faktura, som en blankett osv osv, med exakt samma data/tabell i grunden.

Att förklara för dig i ett foruminlägg hur man skapar layouter och ett par beräkningsfält som du behöver är lite utanför mina ambitioner, då får du läsa i hjälpen helt enkelt. Men i all korthet så börjar du med att gå till layoutläge (kommando + L), då får du lite verktyg, bland annat ett textverktyg och ett ställe där kan klicka och dra för att lägga ut fält i layouten. Men börja med att när du är i Layoutläge att skapa en ny layout. Du hittar det i den nya layoutmeny som dyker upp när du trycker Kommando+L. (För att gå tillbaka till bearbeta-läge, så väljer du Kommando + B).

Det beräkningsfält du behöver är ett som tar aktuellt datum minus två år, vilket är mycket enklare än det låter att göra.

Du behöver också för att göra snygga brev med löpande text (som tex "Hejsan Ola Andersson!" där namnet finns lagrat i ett fält) kolla upp något som heter Mergefält i FileMaker. Om du använder textverktyget för att skriva brevet i layoutläge och sedan klickar i texten och väljer Sätt in > Mergefält, så får du se något coolt när du satt in ett fält och går tillbaka till bearbetaläge.

Lycka till!

Hej!
jag vill tacka för alla era tips. Idag skickade jag mina första email via Filemaker, och är på väg med "breven". Tack för "loop-tipset" också.
mvh Jonas

1
Bevaka tråden