GTD - Program för Getting Things Done?

Tråden skapades och har fått 35 svar. Det senaste inlägget skrevs .
  • Medlem
  • Karlstad
  • 2008-01-09 12:27

Hej! Undrar om någon här har prövat de olika GTD-programen och i sådana fall kan tipsa om vilket som är bäst?

Jag har själv börjat använda programet Things ( http://culturedcode.com/things/ ) och tycker det är rätt så bra, däremot så finns det en hel del andra liknanade program och det vore synd att vänja sig vid ett när det finns bättre alternativ.

Vilket program är bäst av dessa?
Omnifocus
Actiontastic
Mori
Thinking Rock
EasyTask Manager
Things

Vilket av dessa har du prövat och vilka för/nackdelar har de?
Vilket är bäst att använda för en nybörjare av GTD-metoden?

http://macworld.idg.se/2.1038/1.139538 Omnifocus
http://macworld.idg.se/2.1038/1.108920 GTD

Det finns ett par trådar om detta, i dessa har jag svarat:

Bento - personlig databas från FileMaker (Nämner GTD och ett par sådana program men diskuterar främst ett nytt program från FileMaker Inc, Bento, men Yojimbo och Omnifocus länkas det till):
http://www.99.se/nyhetstips-mac/229327-bento-personlig-databas-fran-filemaker.html?highlight=gtd

Någon som använder GTD?
http://www.99.se/supporter-lounge/98891-nagon-anvaender-gtd.html?highlight=gtd
(Inga program nämns)

Länkar om projektledning
http://www.99.se/foeretagande/93126-laenkar-om-projektledning-tack.html?highlight=gtd
(Massa länkar till siter där GTD diskuterar och många delar med sig av erfarenheter av att driva projekt, däribland jag, ont om programdiskussioner.)

Omniplan ser snart dagens ljus:
http://www.99.se/nyhetstips-mac/101129-omniplan-ser-snart-dagens-ljus.html?highlight=gtd
Detta är en diskussion om ett nytt projektplaneringsverktyg Omniplan, har inte riktigt med saken att göra men, men samma företag har även Omnifocus som du nämner ovan och det är ett GTD-program...)

Bättre länk: Program för att organisera sig
http://www.99.se/ovrig-programvara/108721-program-foer-att-organisera-sig.html?highlight=quicksilver
(I denna tråd så diskuteras flera olika program för GTD med länkar till dem).

Men kan Bento ersätta ex. Merlin eller Omniplan som projektplanerare?
Det jag gillar med Bento (efter att ha läst om programmet) är att det syncar ögonblickligen med iCal och adressboken. Men det kanske Merlin och Omniplan också gör.
Sedan handlar väl projektplanering (säger min polare) om att hitta korta ledtider, och det torde man inte kunna göra med Bento?
mvh Jonas

Du kan säkert bygga samma sak i Bento, men Omniplan och framförallt Merlin är färdiga lösningar som Bento inte kan mäta sig med.

Vad det gäller gtd använder jag omnifocus och är nöjd med den. Har kollat på things och ska titta mer när den är skarp. För projekthantering är det Merlin som gäller, Omnifocus vid enklare grejer.

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2008-03-11 22:26

Jag ska svara i en till tråd med, men kort:

Enklare 2do och GTD: Omnifocus
Enklare projekt: Omniplan
Skitsvåra projekt: Merlin

Använder alla, men Merlin bara när jag verkligen måste(framförallt för att kunna dela ut filer mot Microsoft project.)

/Tangen

Jag gillade Omnifocus under betaperioden men har inte kommit för mig att köpa det, ännu.
iGTD har jag aldrig gillat - vilket jag installerade efter Omnifocus.
De andra programmen du nämner har jag aldrig testat eller knappt hört talas om.

Jag har precis laddat ner Things efter ha tittat på webcasten och där gillade jag vad jag såg, ska bli kul att testa eftersom jag märkt att iGTD fått mig att ge upp tanken om GTD.

Bäst att ta tag i böckerna igen så jag blir inspererad att fortsätta!

Senast redigerat 2008-03-11 22:50
  • Medlem
  • Stockholm
  • 2008-03-11 22:41

Generellt:

Man behöver inte använda projektledningsprogram om man inte är projektledare.
Bara så att alla fattar det, det är inte något ode till Merlin eller omniplan jag skriver.

Men en liten kort beskrivning vad man kan ha de olika programmen till.

Omnifocus är en form av GTD program,
– ett ställe att förvara alla dina att göra saker i. Det är ganska kraftfullt om man använder det dagligen och rensar och stuvar om allt eftersom livet utvecklar sig. Man bör vara bekant med David Allens "dogm" om GTD för att dra full nytta av många av funktionerna.

Det går att hantera projekt i Omnifocus, på ett bra sätt, det går inte att boka resurser såsom personal eller maskiner men det funkar bra till till exempel en reklam eller design eller web byrå, det funkar även bra till hemma projekt och andra "lösa" projekt på arbetet.

Omniplan är ett enklare projekthanteringssystem med gantt scheman och allt, du kan använda resurser och se till att du får en critical path som håller.
Detta system är till för riktiga projekt, du kan planera allas tider dom ska arbeta i projektet.

Det viktiga nu är att det finns ett projekt, inte bara en sak som ska lösas under en vecka eller två. Utan snarare en mer komplicerad process som involverar många människor.

Merlin är ett riktigt kraftfullt projektledningssystem som MS Project användare suktar efter när dom ser hur det funkar och ser ut.
Men det är till för att planera ett bygge av förbifart Stockholm de nästföljande 6 åren. Eller en ny programvara, eller en weblaunch på 5 kontinenter.

Det är inte till för enklare projekt. Det är däremot ett idealverktyg när man måste dela eller ta emot information från MSProject användare. Internatinellt upplever jag det mer normalt att använda denna typ av program.

Tack för snabba svar.
Jag trodde att merlin var för mig, men det blir kanske för komplext. Kanske är Omniplan lagom, även om Bento hade kännts perfekt om det hade haft litet med "projekt i sig".
Mitt "projekt" ser annars ut så här:

1. Jag har samlat in medicinska data från 28 sjukhus. Det har involverat hundratals kontakter, telefonnr, adresser, brev, patienter etc. Jag har lagrat en massa - men inte alla uppgifter i olika excel-dokument, och har inte någon riktigt bra översikt.
2. Jag har samlat in andra medicinska data från 6 andra medicinska lab runtom i Sverige. det har inkluderat läkare, sekreterare, it-personer, rekommenderad post etc.
3. Finansieringen har kommit från fem olika håll, vissa har betalat min lön, andra inte. Återraportering förväntas, och jag har svårt att hålla i huvudet när.
4. I dagsläget är ca 6-7 personer i min närhet involverade. Två doktorander har jag ganska stort ansvar för, två biostatistiker är involverade men får lön någonannanstans ifrån. Min professor har egen lön. Dessutom finns sekreterare som tar emot försändelser, beställer grejor, bokar lokaler etc.

NU: alla dat har ställts amman. Jag kan dock inte utesluta att de 28 enheterna måste kontaktas igen. Fler yngre personer (doktorander) ska in i projektet. Och framförallt måste jag veta var jag ska lägga min tid, när och hur....
Finansiärer kräver att jag rapporterar vad jag gör (på ett ungefär). Jag räknar med att projektet kommer att ta ca 30% av min arbetstid de närmaste 4-5 åren.
Helst är det ju bra om adress och tidsuppgifter i ex. Omniplan speglas tillbaka till adressboken/iCal (som det gör i Bento), samt om Omniplan är integrerat med Mail. Dessutom vore det ju fenomenalt om det gick att synca en del av uppgifterna till (i nuläget Palm Treo 650), men på sikt en 3G iPhone när den kommer till Sverige.

Omniplan är alltså programmet för mig?
med vänl hälsn Jonas (långvarig mac-användare och i detta sammanhang: läkare i Örebro med forskning på Karolinska Institutet).

Jonas!
För enklare uppgifter kanske iGTD kan vara värt att titta på: http://bargiel.home.pl/iGTD/
Just nu gratis, men Pro-version synes vara på G.

Men, med ovanst inlägg/liv kanske ett riktigt projekthanteringsprogram är det bästa!
En tanke bara... är det viktigt att flera komma åt och skriva i systemet?

Har nu kört Things hela förmiddagen och vilket lugn som infinner sig när jag börjar tänka GTD/Mindfullness.

Jag tycker Things funkar för mig, jag hamnar nog i klassen enklare projekthantering.

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2008-03-12 13:35

Verkar som omniplan är rätt, sen kan du exportera till MSProject, den kan i sin tur syncas till telefonen.

Det känns lite dock som man kan komma att behöva ytterligare en sak i form av en filemaker lösning som haterar datat, om du inte skrivit ett program själv. Kolla Om Taz ser tråden så kan han i så fall guida dig.

Använd inte Merlin det är för komplext och kraftfullt, om du inte har behov av att utbyta info med folk på Winplattform som sitter i MSProject.

Hej!
tack för alla goda råd. Jag satsar nog på Omniplan.
Det finns händelsevis inget svenskt forum för Omniplan?
mvh Jonas

Hej Jonas, jag tror att du behöver titta på både Bento och Omniplan. Bento för att hålla ordning på all din data, och Omniplan för att hålla ordning på dina aktiviteter.

Faktum är att jag just tittade runt litet på Bentos forum. Programmet är billigt, och verkar enkelt med stark integration med iCal och Adressboken. Kanske kan Bento ersätta Omniplan, eller behöver man bägge om man vill driva ett stort projekt? [Bento kan alltså inte Bento hålla reda på aktiviteter?]

Vad jag förstår har Bento inte någon tidsfunktion som gör att man kan optimera "led-tider". Mina vänner hävdar att projektplanering handlar mycket om att göra saker i rätt ordning för att vinna tid, och att rätt person gör rätt saker. Bento räcker, räcker inte? (det vore ju dumt att skaffa två program om ett räcker)
Tacksam för kommentarer.

med vänl hälsn Jonas

Ursprungligen av jonasludvigsson:

Faktum är att jag just tittade runt litet på Bentos forum. Programmet är billigt, och verkar enkelt med stark integration med iCal och Adressboken. Kanske kan Bento ersätta Omniplan, eller behöver man bägge om man vill driva ett stort projekt? [Bento kan alltså inte Bento hålla reda på aktiviteter?]

Vad jag förstår har Bento inte någon tidsfunktion som gör att man kan optimera "led-tider". Mina vänner hävdar att projektplanering handlar mycket om att göra saker i rätt ordning för att vinna tid, och att rätt person gör rätt saker. Bento räcker, räcker inte? (det vore ju dumt att skaffa två program om ett räcker)
Tacksam för kommentarer.

med vänl hälsn Jonas

Dina vänner har ingen aning om vad de pratar om. Sorry! Man kan fråga massa olika människor vad projekthantering "är" och du kommer att få helt olika svar beroende på deras personers individuella hjärnor (inlärningsstilar kommer in i det här sammanhanget ganska så påtagligt), hur pass medvetna de är om människors olikheter och vad som motiverar dem och förstås personens utbildning och erfarenhet. Trots vad litteraturen och kurserna i projekthantering vanligen säger så handlar projekthantering om helt olika saker när det gäller att tex bygga ett hus, skapa en ny produkt som skall tillverkas i en fabrik, bygga en databas eller skriva en rapport eller i ditt fall göra en jätteundersökning. Om du frågar dina vänner som jobbar i byggbranschen får du alltså andra svar än om du frågar dina vänner som jobbar som databasutvecklare osv.

Min uppfattning är att det finns två skolor att hantera projekt, den ena har som viktigaste verktyg att göra mycket långa listor med saker att göra (aka "Att göra-listor") med tidsplaner för varenda sak och en summerad tidsplan för alltihopa. Sedant tilldelas punkterna till personer som de inbillar sig vill göra dessa saker på den tiden som har angetts och när den har angetts utan hänsyn till den personens egna arbetsuppgifter och ambitioner. Frågar du en person utbildad i denna skola så säger han att projekthantering handlar om struktur! Att tala om för varenda person i projektet vad de skall göra, hur de skall göra det och när de skall göra det är sådant de gillar mest.

Exempel: Denna "typ" hanterade uppgiften att tågluffa i Europa i ungdomen genom att läsa tidtabeller i en hel vecka och göra en tidsplan på vartenda tåg och anslutning och sak man skall se och var man skall bo för alla 30 dagarna man är ute och reser. En tidsplan som gick åt skogen redan andra dagen.

Den andra skolan inser att människor inte alls är rationella varelser som kommer att göra exakt vad de skall på bästa möjliga sätt hela tiden. Människor har helt andra motiv och människor från denna skola inser därför att projekthantering handlar om allting annat än struktur. Det handlar tex om informationshantering, att motivera människor, att ha visioner, mål och låta människor hitta sina egna verktyg och lösa sina arbetsuppgifter på sina egna sätt och hjälpa till där det behövs, antingen med verktyg, lite "styrning" eller mera information. Det handlar också om att konstant göra om tidsplanen och projektet och anpassa det till nya förutsättningar.

Exempel: Denna typ hanterade tågluffen i Europa i ungdomen genom att packa hastigt, åka till stationen, köpa biljetten och hoppa på första bästa tåg som åker söderut. Under resan träffade de massa kul personer, blev inbjudna till skojiga evenemang och festivaler de inte hade en aning om och fick massor med tips på saker att se och göra och var man kan bo av medresenärer de är tvungna att prata med eftersom de inte hade en "plan" som förtog hela nöjet med att resa för att man inte anser sig kunna göra avsteg från "Planen".

Egentligen menar jag inte här att någon av de två skolorna är helt rätt och den andra är helt fel, jag tycker att olika projekt och olika människor behöver olika saker och arbetsmetoder, och av det skälet är massor med projektlitteratur där man talar om hur man skall styra projekt helt uppåt väggarna fel.

Jag har nu läst denna tråd igen speciellt ditt inlägg tidigare om hur ditt projekt ser ut och vilka verktyg du har provat. Tyvärr har du kanske fått lite dåliga råd eller trott på Microsofts påstående att ALLT man gör behöver göra på ett kontor går att göra i Officepaketet. Tyvärr är det inte så, samla data och hantera projekt eller för den delen hantera information finns det bättre verktyg för än Officepaketet. Du är dock inte den första att välja Excel för den arbetsuppgiften.

Man använder alltså inte Excel för att lagra och mata in data av samma anledning som man inte skriver sin deklaration till Skatteverket på kartotekskort med färgkrita.

I ditt fall så är nog svaret på frågan vilket verktyg är bäst för ditt projekt: "Allihopa".

Vart och ett av dem är optimerat för en viss uppgift, Excel är tex jättebra på att rita diagram, FileMaker är toppen på att hålla reda på data och ger dig en trevlig arbetsmiljö att mata in data i. Filemaker kan även lätt exportera dina data till Excel för att däri rita diagrammen. Filemaker är även enda lösningen om flera personer samtidigt skall kunna hålla reda på personer, adresser, samla in data, göra rapporter, skicka brev, importera mail, hålla reda på länkar, noter osv osv... Alla data i ditt projekt som flera behöver jobba med och ha tillgång till bör du centrera omkring FileMaker. FileMaker kan användas för bland annat skicka brev, skicka email, samla in data från webben (FM kan prata direkt med MySQL tex), exportera till Excel, exportera till PDF, importera Excel (som blir databaser), importera Word-dokument, bilder, filmer mm för att hålla reda på vilka brev en viss person har fått eller visa bilder inuti FileMaker och en databas i FM kan delas av flera och även surfas till om man inte har FM men har en webbläsare.

Övriga data är vars och ens personliga arbetsuppgifter och tidsplanerna för dessa, det finns ingen anledning att ha sådant "centralt" lagrat, det är bättre att var och en har det IT-stöd de behöver. Gillar man iCal och att synka den med nallen och att mata in 4000 uppgifter att göra det närmaste fem åren i ett program idag, så skall man förstås göra det, men jag hör inte till dem som tycker det är speciellt fiffigt.

Man kan också, om man är flera ha en egen projekt-webbsite med tex filarkiv, forum och nyheter mm. Till Open Source CMS'et Joomla finns tex ett Open Source projekt som heter Fork som är just ett verktyg att hantera projekt. Att använda FileMaker för att få ut data på en webbsite är en annan kul möjlighet som lätt att göra. Du kan också ha en sådan webbsite för projektets uppdragsgivare och intressenter och du kan även använda den för att samla in mera data via något undersökningsverktyg (tex Limesurvey) och sedan tokigt enkelt få in dem i FM för vidare processande och sedan vidare till Excel.

De olika GTD-programmen som har nämnts är bra på sina egna sätt och gör inte samma saker, så du behöver säkerligen flera av dem, eller åtminstone faktiskt prova dem ordentligt under en tid (demo eller genom att köpa dem, de är ju väldans billiga).

GTD "filosofin" säger tex att man skall inte planera mera än absolut nödvändigt. Du måste läsa "Få det gjort" av David Allen (Månpocket) och ge den som obligatorisk läsning till alla som jobbar i projektet med dig och ni måste gemensamt välja att jobba så. (Den kostar 50+ spänn och den boken är verkligen värd det).

Så "Att göra listan" med 4000 punkter med tidsplaner på varje sak är alltså enligt GTD helt fel. Detsamma gäller de program och dina vänner ovan som talar om att göra rätt saker i rätt ordning. (Visst, bygga taket innan man satt upp väggarna på det nya huset är fel på alla sätt men alla projekt går inte att likna vid att bygga hus). Enligt GTD så skall du göra en lista på delprojekt med målen för dem. I varje delprojekt kan du ange ett par saker som du kan göra för att få det projektet närmare sitt mål, men du skall alltså inte göra en komplett lista och de punkter du anger skall vara specifika (läs boken för att förstå vad jag menar). Sedan kan du planera in några timmar eller dag i kalendern då du stänger av telefonen, mailen, låser dörren och bara jobbar med det projektet och inget annat. Du tar då listan och gör dina punkter och lägger till några punkter för nästa gång och så är det bra för den dagen.

Av det skälet är en del traditionella projekthanteringsverktyg utformade för industrin (bygg, tillverking osv) helt fel när det gäller dagens kunskapsarbetare och de projekt som de hanterar. I de program där man kan mata in "allt" och genom programmets struktur uppmuntras göra det och för varje uppgift sedan ange tidsuppskattning, ordning de skall göras i, ange beroenden mellan uppgifter, prioritera, ange procent färdig och sådant fånigt, så har man helt missat målet tycker jag.

De GTD program som nämnts tidigare är betydligt bättre för kunskapsprojekt, men det är bara du som kan avgöra vad som fungerar för dig. Alltså är det bara att tanka hem demos och prova eller köpa några stycken och testa. Skall du jobba i 4 år till med detta hinner du nog dessutom byta program fyra-fem gånger i alla fall. Så att skaffa alla är alltså inte alls dumt, de fungerar faktiskt inte på exakt samma sätt.

Jo, om dina doktorander väljer att jobba med kalendrar och post-its på en vägg istället för fiffiga program och det fungerar för dem så är det bra det med! Samma lösningar passar ju inte alla.

Jag önskar dig lycka till och ber dig på nytt läsa alla trådar jag länkat till (du nämner inte huruvida du har det) och boken jag nämnde innan vi diskuterar vidare (du nämner inte att du läst den). Då kommer du att veta mycket mera om hur du skall jobba och vilket verktyg som skall väljas och så kan vi diskutera senare hur man i praktiken importerar och bygger upp en Filemaker-databas som består av de Excel-dokument du har hur nu och hur lite man faktiskt måste lära sig för att kunna lägga till de funktioner du kan behöva för att få en central lagringsplats och hanteringssystem för dina olika data som alla inblandade i projektet kan jobba med, i vilket de kan importera alla möjliga data (Excel, Word, email, data insamlade via webbsiten) och hur man länkar ihop det.

Senast redigerat 2008-03-13 13:05

Jag har inte någon erfarenhet av Bento som projektverktyg, men sannolikt bör Omniplan passa bättre för just de delarna. Liksom Bento passar bättre för datahanteringen. Men, Bento kan räcka långt och är billigast av de två så förslagsvis börjar du med den och lägger sedan till Omniplan (eller Merlin) om du ser att Bento inte räcker ända fram.

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2008-03-12 22:04
Ursprungligen av akerstrom:

Jag har inte någon erfarenhet av Bento som projektverktyg, men sannolikt bör Omniplan passa bättre för just de delarna. Liksom Bento passar bättre för datahanteringen. Men, Bento kan räcka långt och är billigast av de två så förslagsvis börjar du med den och lägger sedan till Omniplan (eller Merlin) om du ser att Bento inte räcker ända fram.

verkar vettigt, du kan tom maila omnigroup och få bra svar på frågor. dom bryr sig på riktigt

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2008-03-12 22:05

Bento som ett filemaker "lite"
Omniplan som projekthantering

En kommentar ang boken "Få saker gjort". Den är extremt amerikansk och upprepar saker om och om igen. Till leda, tyvärr.
Men tankarna han har är inte helt dumma och jag har plockat russinen ur kakan.
Men jag kompletterade med att läsa "Vem är det som bestämmer i ditt liv? Om medveten närvaro" av Åsa Nilsonne.
Dessa två skolor har många beröringspunkter men det mest intressanta tycker jag dock att båda två kommer från hur man behandlar hjärnskadade personer.

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2008-09-03 00:46

Jag kan inte förstå att man tycker att merlin är så komplicerat, vi har kört en en kort period, alla databaserna sparas på idisk så alla kan editera dom, synkas med iCal, tycker att det funkar perfa.

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2008-09-03 07:16

tycker inte heller att Merlin är komplicerat, men det tar mycket längre tid innan man använder det fullt ut.
Därav tycker jag att Omni Plan kan vara ett "lättare" alternativ

/Tangen

Things åkte ut och nu har jag inhandlat OmniFocus.
Det som avgjorde köpet var OmniFocus iPhone-klient.

Förutom den lite längre starttiden på iPhonen är detta en perfekt combo som verkligen har räddat mitt arsle ett par gånger.

Jag hade lite problem med Omnifocus senaste uppdatering (de är fortfarande i alfa/beta-stadiet) och gick över till Things över helgen (i väntan på nästa uppdatering för Omnifocus). Efter att ha kört Omnifocus länge var jag tydligen ordentligt bortskämd, det är verkligen mycket bättre än Things även om båda nu finns i iPhoneversion som synkar med desktopversionen.

Jag säger som Mattias, OF är en räddare i nöden (särskilt när man har för mycket att göra )

Vad det gäller Merlin så håller jag med Fredric och Tangen, det är inte så komplicerat även om Omniplan är enklare att börja med. Jag använder båda, OP för enklare saker och Merlin de tyngre, särskilt vid arbete med folk som kör MS Project.

Tips: Återkommande projekt kan man skapa i OP och smidigt importera till OF, hur jäkla bra som helst!! (läste just om det på omnigroups forum)

Någon som vet om man kan/får köra samma licens på hem och jobbet eller måste jag köpa 2 licencer…?

Ursprungligen av revolver:

Någon som vet om man kan/får köra samma licens på hem och jobbet eller måste jag köpa 2 licencer…?

Du har nämnt Things och Omnifocus i en annan tråd så jag chansar på att du menar någon av dem

Omnifocus. Du kan installera på två datorer om du vill. Källa.

Things. Finns bara som beta och är gratis till dess den släpps på Macworld Expo 2009. Källa.

Oops! Tack Akerstrom!
Ibland är man så närsynt att man bara ser sin lilla värld…
Jag menar Omnifocus så klart!

revolver: I tråden nämns kanske 50 olika program, vilket menade du?

  • Medlem
  • Staffanstorp
  • 2008-11-20 15:19

Zenbe lists är en kanon app

Enkel och flexibel samt översiktlig. Sen är det bara upp till dig om du hellre vill prokrastinera.

Contactizer för kontakt och projekthantering. Syncar med mail, iCalc, adressboken etc.
Objective Decision | Products | Contactizer Pro

För kontakthantering, enklare projekt.
SOHO Organizer

Men är man förtjust i GTD-metoden, så finns det ett alldeles utmärkt program som är byggt helt efter det som och som dessutom är oerhört snyggt. Ett program som hämtar in mail från inboxen och hjälper en att sortera ut arbetsuppgifter och att göra listor enligt GTD-metoden.
Midnight Beep Softworks

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2009-01-07 23:06

Är det någon som kör Things och testat hur det funkar mot iPhone? Känns som det programmet håller på att växa till sig.

Bevaka tråden