Koppling Faktura och "produktregister"

Tråden skapades och har fått 10 svar. Det senaste inlägget skrevs .
1

Jag har sen länge fakturerat med hjälp av Filemaker, just nu ver 8,
Det är ju ett ständigt utvecklande men nu har jag kört fast.
Jag vill att när jag skriver in art:nr så ska det hämtas beskrivning och pris i produktregistret.

Det var lätt att få att fungera på 1 rad men sen blev det hopplöst för mig.
Jag har gjort unika fält på varje rad d.v.s art1 och art2 osv, spec1 och spec2 osv, Apris1 och Apris2 osv.
Så när jag skriver in art nr i fält art4 ska den hämta beskrivningen och priset i produktregistret ur fälten Spec och pris, och skriva i det i fälten spec4 och Apris4.

Hoppas ni förstår vad jag menar.

Mats B

Har du även gjort unika relationer?

Ursprungligen av Taz_1999:

Har du även gjort unika relationer?

Förstår inte riktigt frågan,
det jag har är ett produktregister som än så länge består av fälten,
art, spec och pris, detta ska kopplas till fakturan som består av unika fält på varje rad, typ art1, art 2 art 3 och spec 1spc2 spec3 o.s.v.

Så det jag är ute efter är att om t.ex det jag skriver i art5 finns som art i produktregistret ska det automatiskt fyllas i spec5 från spec och a-pris5 från pris.

Hoppas detta är någorlunda klart.

Mats B

Du beskriver att detta fungerar:

* Du fyller i ett artikelnummer och i fältet "art1" och då fylls automatiskt fälten spec1, pris1 osv i med specifikation och pris. Detta betyder att du har greppat och byggt en relation mellan "art1" (som jag antar är artikelnummer) i fakturor och mellan motsvarande fält i produktregistret och du har ställt in fälten spec1 och pris1 på att innehålla länkade data via samma relation.

Du beskriver att detta inte fungerar:
* Göra samma sak med fältet "art2" som då inte fyller i spec2 och pris2.

Så min fråga är då, har du byggt relation och ställt in länkdata via denna relation även mellan fältet art2 och artikelnummer i din produktdatabas? Har du alltså fixat de relationer som behövs?

(Nu är detta sätt att bygga inte alls bra, men jag försöker hjälpa dig i alla fall på den inslagna vägen).

Ursprungligen av Taz_1999:

Du beskriver att detta fungerar:

* Du fyller i ett artikelnummer och i fältet "art1" och då fylls automatiskt fälten spec1, pris1 osv i med specifikation och pris. Detta betyder att du har greppat och byggt en relation mellan "art1" (som jag antar är artikelnummer) i fakturor och mellan motsvarande fält i produktregistret och du har ställt in fälten spec1 och pris1 på att innehålla länkade data via samma relation.

Du beskriver att detta inte fungerar:
* Göra samma sak med fältet "art2" som då inte fyller i spec2 och pris2.

Så min fråga är då, har du byggt relation och ställt in länkdata via denna relation även mellan fältet art2 och artikelnummer i din produktdatabas? Har du alltså fixat de relationer som behövs?

(Nu är detta sätt att bygga inte alls bra, men jag försöker hjälpa dig i alla fall på den inslagna vägen).

Njaa det var just detta jag inte har lyckats med. Jag vet inte riktigt hur man bygger den sortens relationer. Det jag lyckades med var att byta fältet spec1 till fältet spec från registret "produkter". Så om art stämmer så blir det rätt sak i spec fältet. Tyvärr fungerar ju inte detta på flera rader i fakturan.

Tackar för dina svar

Mats B

Jag hoppas att du inte har missat att du kan ladda hem en helt gratis lösning för småföretagare som heter "Business productivity kit" med vilket du kan hantera kunder, produkter, lager, och skapa fakturor på denna adress:

http://www.filemaker.se/newbiz

Ursprungligen av Taz_1999:

Jag hoppas att du inte har missat att du kan ladda hem en helt gratis lösning för småföretagare som heter "Business productivity kit" med vilket du kan hantera kunder, produkter, lager, och skapa fakturor på denna adress:

http://www.filemaker.se/newbiz

Tyvärr har jag bara ver 8 och dessa lösningar fungerar tydligen bara med ver 9.

Tackar

Mats B

Ursprungligen av Mats Bengtsson:

Tyvärr har jag bara ver 8 och dessa lösningar fungerar tydligen bara med ver 9.

Tackar

Mats B

Det fungerade visst med ver 8.
Jag fick lite aha upplevelser när jag tittade på hur det var gjort där.
Så nu fungerar det som jag vill, det var ju förhållandevis lätt och det blev klart mindre antal fält när jag gjorde som det var gjort.

Tackar

Mats B

Goodie!

Här är ett par bilder på hur det skall se ut. Men som sagt, om du aldrig någonsin kommer att skapa fakturor som har flera en 3-5 produkter eller så, är denna approach OK, trots att det inte är god databasdesign.

God databasdesign handlar om att dela upp alla bitar man vil lagra i små delar, så det betyder att man brukar i ett system som ditt ha tabellerna:

* Fakturor (eller Order)
* Kunder
* Produkter
* Fakturarader (eller Orderrader)

En fakturarad innehåller två id (fakturanummer och produktnummer) och sedan lite andra saker, som tex pris, antal, summa, leveransdatum, kollinummer osv...

En order har ett order id, en kund ett kund id och en produkt ett produkt id. Dessa id använder man för att relatera kunder-fakturor, fakturor-kunder, fakturarader-fakturor, fakturarader-produkter osv.

Sedan man man i layouten i FileMaker använda sig av tre typer av objekt (förutom alla andra då), fält från denna databas, relaterade fält och portaler. Ett relaterat fält visar information från en annan post i en annan tabell (i faktura-layouten är tex kundens namn och adress relaterade fält), en portal visar FLERA relaterade poster i en annan tabell (i faktura-layouten visas tex faktura-raderna i en portal).

Har man istället Order istället för Fakturor så kan du i samma ordertabell ha Offerter, Order och Fakturor, det enda du behöver ändra på är ett fält som får innehålla en Status-flagga (Offert, Order, Faktura) och sedan kanske lite extra fält som tex olika datum.

Här är ett par bilder av hur det skulle kunna se ut i din databas:

Ursprungligen av Taz_1999:

Goodie!

Här är ett par bilder på hur det skall se ut. Men som sagt, om du aldrig någonsin kommer att skapa fakturor som har flera en 3-5 produkter eller så, är denna approach OK, trots att det inte är god databasdesign.

God databasdesign handlar om att dela upp alla bitar man vil lagra i små delar, så det betyder att man brukar i ett system som ditt ha tabellerna:

* Fakturor (eller Order)
* Kunder
* Produkter
* Fakturarader (eller Orderrader)

En fakturarad innehåller två id (fakturanummer och produktnummer) och sedan lite andra saker, som tex pris, antal, summa, leveransdatum, kollinummer osv...

En order har ett order id, en kund ett kund id och en produkt ett produkt id. Dessa id använder man för att relatera kunder-fakturor, fakturor-kunder, fakturarader-fakturor, fakturarader-produkter osv.

Sedan man man i layouten i FileMaker använda sig av tre typer av objekt (förutom alla andra då), fält från denna databas, relaterade fält och portaler. Ett relaterat fält visar information från en annan post i en annan tabell (i faktura-layouten är tex kundens namn och adress relaterade fält), en portal visar FLERA relaterade poster i en annan tabell (i faktura-layouten visas tex faktura-raderna i en portal).

Har man istället Order istället för Fakturor så kan du i samma ordertabell ha Offerter, Order och Fakturor, det enda du behöver ändra på är ett fält som får innehålla en Status-flagga (Offert, Order, Faktura) och sedan kanske lite extra fält som tex olika datum.

Här är ett par bilder av hur det skulle kunna se ut i din databas:

Tackar!
Jag har gjort om rätt mycket enligt det sättet dom har gjort i Biz-packen. Så nu fungerar det som det ska och med mycket mindre antal fält. Så förhoppningsvis är det gjort mera som man ska nu!
Så nu ska jag bara knacka in sådär 150-200 olika produkter!!! I detta fallet kläder som vi eller snarare min sambo är både grossist och detaljist på.

Tack för din hjälp.

Ha det bra

Mats B

Skojigt att hjälpen uppskattades.

Ett sista avslutande tips då: Om du redan har dina produkter i ett Excel-ark (det är ganska vanligt att man börjar där innan man söker ett bättre alternativ) så kan du importera det Excel-arket till FileMaker, bara du har matat in data om dem i kolumner. Dvs Artikelnr i en kolumn, Pris i en annan kolumn, Beskrivning i en tredje kolumn osv... Jag tänkte bara nämna import-möjligheten för dig om du inte kände till den redan. Arkiv > Importera poster > Fil... (när du står i Produkter). Notera att genom att dra i de där dubbelriktade pilarna på högra sidan uppåt eller neråt så kan du matcha dina fält i FileMaker mot dina kolumner i Excel-arket.

Lycka till med klädförsäljningen och hör av dig igen när du vill skapa webbshop av din databas. (Mina kontaktuppgifter och chat-metoder finns till vänster).

1
Bevaka tråden