Frågor om företagande

Tråden skapades och har fått 12 svar. Det senaste inlägget skrevs .
1

Håller på att läsa på lite om företagande och allt vad det innebär. Har studerat Bokföringslagen och läst en del publikationer från Bokföringsnämden. Eftersom jag är väldigt färsk på detta måste jag erkänna att det snurrar lite i huvudet- inget är ju skrivet i klarttext!!

Har några (säkert jättenkla) frågor:

1. Är en order vi mottagit från en kund en affärshändelse till vilken det krävs en verifikation?
I de dokument jag läst står aldrig ordet "order" utan det står att "en affärshändelse är allt som påverkar ekonomin i verksamheten" och att en verifikation kan vara "kvitton, fakturor, utbetalningsbesked mm". Ingenstans hittar jag ordet "order".

2. Kan en påskriven fraktsedel för gods som upphämtats hos oss som leverantör vara affärshändelse till vilken det krävs en verifikation?

3. Om en kund skickar ett mail och vill ändra en order (öka eller minska antal, annullera osv) är det en affärshändelse till vilken det krävs en verifikation?

4. Kan exportdokument som EUR1, Ursprungscertificat, ATR mm vara en affärshändelse till vilken det krävs en verifikation?

5. Kan dokument som t ex fakturor som kunde kräver att få underskriva av
handelskammaren vara en affärshändelse till vilken det krävs en verifikation?
Det underskrivna dokumentet gåri original till kunden, enbart fotostatkopia kan sparas hos säljaren.

6. Kan dokument som t ex fakturor som legaliserats av annat lands ambassad vara räkenskapsinformation? Det legaliserade dokumentet går i original till kunden, enbart fotostatkopia kan sparas hos säjlaren.

Vi börjar så. Jag läser på medans ni svarar

Om svaret på fråga 1 är NEJ undrar jag varför vi på jobbet sparar t ex faxet eller mailet från kund samtidigt som vi har ordern i vårt affärssystem.

Jag är för trött för att svara på allt just nu, men på fråga ett är svaret nej. Verifikationen i fråga är fakturan för ordern.

På frågorna 1-3 svarar jag nej
Affärshändelser i bokföringen som kräver verifikat är saker som påverkar ekonomin vad gäller "pengaflödet"

Att ni sparar en order från kunden kan ju vara som bevis vid ev tvist om vad som beställts/ändrats

4-6 överlåter jag till dem som sysslar med utlandsaffärer i större mångd än jag

Men kom ihåg att även om det inte behövs ett verifika i bokföringen kan man ha skyldighet att spara handlingar. Men då är det inte bokföringslagen som gäller.

Ursprungligen av macwitty:

Men kom ihåg att även om det inte behövs ett verifika i bokföringen kan man ha skyldighet att spara handlingar. Men då är det inte bokföringslagen som gäller.

Helt rätt. Vi lyder även under SOX som är en riktig pappergenererare. Det som förut kunde göras i 1 steg kräver nu 10 steg och 5 underskrifter. Minst...

Ursprungligen av Rickard A:

Helt rätt. Vi lyder även under SOX som är en riktig pappergenererare.

Vad sysslar du med egentligen, får man fråga det? SOX berör väldigt få svenska företag.

http://en.wikipedia.org/wiki/Sarbanes-Oxley_Act

Ursprungligen av Björnström:

Vad sysslar du med egentligen, får man fråga det? SOX berör väldigt få svenska företag.

http://en.wikipedia.org/wiki/Sarbanes-Oxley_Act

Jag jobbar på ABB och eftersom vi är noterade på USA-börsen måste vi följa SOX. Det leder till så mycket administration att vissa avdelningar fått ta in mer resurser för att hinna med allt. Sjukt är vad det är.

Kan också bara nämna att visst har vi egna jurister och revisorer som kan svara på ovanstående frågor men av erfarenhet vet jag att frågar man dem kommer inte svar direkt och när det väl kommer är det inte alls vad man frågade.

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2007-05-10 07:49
Ursprungligen av Rickard A:

Jag jobbar på ABB och eftersom vi är noterade på USA-börsen måste vi följa SOX. Det leder till så mycket administration att vissa avdelningar fått ta in mer resurser för att hinna med allt. Sjukt är vad det är.

Kan också bara nämna att visst har vi egna jurister och revisorer som kan svara på ovanstående frågor men av erfarenhet vet jag att frågar man dem kommer inte svar direkt och när det väl kommer är det inte alls vad man frågade.

Tänk bara på att det jag svarade på var om det var verifikat - inte om man bör behålla do, jag tycker nog att ni borde behålla det mesta, om man inte ska utveckla något inskannningslösning till er ...

/Tangen

Ursprungligen av Tangen:

Tänk bara på att det jag svarade på var om det var verifikat - inte om man bör behålla do, jag tycker nog att ni borde behålla det mesta

Jo behålla det mesta kommer vi göra. Men nu behandlar vi allt som verifiktioner, de sätts in i pärmar, flyttas till arkivpärmar och skickas sen för arkivering. När jag läst på och frågat runt internt har jag konstaterat att ingen egentligen längre vet varför vi gör så. Det verkar vara en kvarleva från läääänge sen när affärssystemen inte var lika utvecklade och den mesta information fanns på papper.

Vad vi håller på med nu är att:
1. Ta reda på vilka dokument som måste sparas och arkiveras enligt bokföringslagen och sköta dem separat
2. Sköta de dokument som SOX kräver ska sparas (i 7 år) separat. Det är bl a orderunderlag, offerter, annulleringar osv. Dessa ska faktiskt sparas på orderavdelningen och inte i arkiv!
3. Sköta övriga dokument som är bra att ha kvar av affärsmässiga separat. Typ i fack vi kan slänga när de är fulla eller efter en viss period eller vad det kan bli.
4. Se över hur vi istället kan scanna in dokumenten i punkt 3 och bevara på det sättet. Som det är nu har vi hyllmeter med papper som inte behöver sparas, som ingen kollar på men ingen vågar slänga ifallattkanske de behövs.

Det är faktiskt intressant att se hur mycket papper det egentligen sparas "baraföratt". Vi lägger ner timmar varje vecka på att spara dokument man på någon minut kan få ut på nytt från affärssystemet de 3ggr/år det behövs. Vara och en skulle säkert kunna spara upp till 1h varje dag på att förenkla administrationen.

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2007-05-08 23:34

Nej på alla, det är bara affärsmässigt klokt att behålla dom, men du behöver inte peta in dom i bokförinen.

/Tangen

Det här var ett mycket roligare ämne än jag trodde.

Om jag förstått rätt så betyder sälja att "överlämna mot betalning"? Några på jobbet sa nämligen att när man tar emot en order så säljer man en vara men så är väl inte fallet? Säljer gör man väl inte förrän man får betalt (eller fakturerar)?

  • Medlem
  • Stockholm
  • 2007-05-12 16:05

Försäljning vid ordertillfället

Verifikatet är fakturan man skickar
(Vilket man borde göra vid ordertillfället - men ibland kan man inte faktuera innan kund erhållit vara/tjänsten)

Eftersom jag antar att ni inte har en kassaapparat så är förhållandena så att man bokför orden när man fakturerar, i vissa fall kan det vara aktuellt att ha order som verifikat, och i så fall ha något i stil med ett mellankonto innan det faktueras, men det är snarast en CFO/Revisor fråga - inget man väljer själv i "driften"

Det finns en del inscanningslösningar av inkommande fakturor, antar att det går att anpassa till er verklighet, kolla med Docuware i göteborg om dom har nån lösning

/Tangen

"Sälja" kan nog ha många betydelser.

Säljare är ute och säljer och med det menas nog oftast att ta upp order
Att sälja in ett projekt är något annat - som ju inte alltid betyder att det blir en försäljning som ska bokföras

De som färdigställer och skickar fakturan (som i bokföring är försäljning) anser sig nog inte alltid ha sålt något!

Jag tror att vi ibland blandar ihop facktermen och vardagsanvändningen av "sälja"

1
Bevaka tråden