Ok, låt oss börja bena ut ett par saker.
1. Man använder inte telefonnummer i relationer av många skäl (de kan ändras, de kan skrivas på fel sätt av användare mm). Man skapar ett nytt fält som heter ID_Någonting där Någonting är namnet på tabellen, tex ID_Kunder om tabellen heter Kunder. Detta fält är vanligen numeriskt och löpnummer och tar ungefär 0.5 sekunder att skapa. Om man lagrar samma info (ID_Kund) även i en annan tabell så använder man naturligtvis samma namn på fältet och man är inte korkad och döper det i den andra tabellen till tex Kund_ID eller Kundnummer eller Cykel. Det är bara fånigt att inte ha samma namn på samma saker.
2. Huvudregeln för relationer är att om man har något som är lika i två tabeller så kan man relatera det till varandra. Det betyder att om man i en tabell tex Kunder har ett fält som heter ID_Kund som innehåller 7672 i en post och i en annan tabell tex Anteckningar har fyra poster som också har ett fält som heter ID_Kund som alla innehåller 7672 så kan man från den första tabellen via en relation på detta fält "se" fyra poster i den andra tabellen.
3. Man visar information från EN och endast en relaterad post med hjälp av relaterade fält som liggger i en layout. Om flera poster hittas via relationen så är det i stort sett upp till Filemaker att välja vilken av dem som den "hittar" eller "ser" först. (Men man skall inte överlämna sådant åt FileMaker).
4. Man visar information från FLERA relaterade poster i en portal. Portalen har en relation och det är absolut nödvändigt att även alla fälten som ligger innanför portalens första rad skall ha SAMMA relation.
5. Ett bra system att döpa relationer är att man utgår från tabellen/layouten man "står i" (tex Kunder) och man "tittar" "bortåt" en annan tabell som heter något (tex Anteckningar) och man "tittar" "genom" ett fält i helst båda tabellerna som heter tex ID_Kunder, då är ett alldeles utmärkt namn Kunder_Anteckningar_ID_Kund. Följer man det här systemet när man från kunder vill visa även Personer, Ordrar, Offerter, Adresser, så heter dessa relationer:
Kunder_Adresser_ID_Kund
Kunder_Offerter_ID_Kund
Kunder_Order_ID_Kund
Kunder_Personer_ID_Kund
...vilket gör det mycket enkelt att bygga layouten som visar poster från Kunder och då ser man direkt i relationens namn vilka tabeller man kan "komma åt" från den.
6. Både relationer och portaler kan ha en sortering. Det är oftast mindre bra att sortera i relationen, det är bättre att sortera på portalen.
7. Ställer du in relationen att det går att skapa poster på den vänstra sidan (i anteckningar) så kommer din portal fungera så att när du klickar på sista raden och skriver något i anteckningsfältet så skapas automatiskt en post i anteckningar som får rätt ID_Kund-nummer. Men du måste lämna portalen innan du ser att det har hänt. För detta behöver du inga knappar, bara en korrekt portal.
8. I övrigt så har jag ett ytterst dimmigt begrepp om vad du menar i det du skriver och varför det fungerar på det sättet du beskriver, det låter som ett antal olika felaktiga inställningar på portalen, relationen och möjligtvis flera ställen.
Kanske du skall göra lite skärmdumpar av relevanta saker eller skicka din databas till någon snäll öl-sugen FileMaker-utvecklare och be denne titta på det?